逍遙令簡居

2015-08 xipi

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文書處理手冊(行政院全球資訊網-文書處理手冊)

本講授用的課本

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政府文書格式參考規範

本講授用的額外參考範例

基本格式介紹

公文有下列幾種的基礎格式，那我們主要在考試時候用的是函，90%以上溝通都是用函在進行機關間的溝通，其他的文如呈、咨涉及到跟總統直接溝通，那一般的基層工作員工沒有機會跟總統行文，公文考試內容大部份是涉及本領域內的事務溝通，只要能夠學習好基本的格式，那在考場上就能拿到基本分了。

公文程式之類別說明如下：

(一)公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種：

1.令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。

2.呈：對總統有所呈請或報告時使用。

3.咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用。

4.函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：(90%都在用這格式)

(1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。

(2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。

(3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。

(4)民眾與機關間之申請或答復時。

5.公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。

令是平常發布各類行政命令專用的，大部分是在人事調動或是一個新的法規發佈的時候使用。

呈、咨則是比較類似內閣對總統進文或是立法院要對總統提案等情況時候行文。

函是最常運用到的，大部分公文都是函，對上、對下、平行單位都適用，考試也是在考這公文。

公告，則是向一般民眾發佈消息，如颱風要不要放假，或是一些平時的宣導，反菸、戒毒。。。(和令的差異就是對象不是事務人員，而是執行事務時候要發布的消息)

基本格式介紹2 上下關係、格式

前面看過一些基本的範例，我們來看看細節

函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：(90%都在用這格式)

(1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。

(2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。

(3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。

(4)民眾與機關間之申請或答復時。

像是上方講到上級、下級、同級，這些單位要怎麼去辨別?

以下圖來講，行政院是下面所有單位的上級所屬，衛生局是直轄市政府的下級單位，但是如果是直轄市底下的保健站、區衛生所，和縣市政府之間就沒有任何關係，這時候就會稱之為同級單位。

整理一下

l 行政院是底下所有單位的上級機關，有直接隸屬關係，且必須對其負責，行政院可以直接命令其機關做事。

l 直轄市是底下保健站、區衛生所的上級機關，有直接隸屬關係，且必須對其負責直轄市直接命令其機關做事。

l 直轄市和縣政府間底下的保健站、區衛生所，兩個分別隸屬於不同上級，直轄市不能直接命令縣政府的單位，反之亦然，這時候兩單位的保健站、區衛生所就是平行單位。

l P.s 如果是民間單位，是不屬於任何機關底下的，所以和政府行文時候都是以平行單位為主。

在稱謂的部分

上對下：自稱本，對下級單位用貴，尾端用請查照、請照辦，等命令句

(e.x本單位將於，到貴單位參訪，敬請備好相關茶點，請查照)

下對上：自稱本，對上級單位用均長、均，尾端用請核示、請查照，等謙恭語

(e.x本單位擬稿好相關文書，請均長詳閱後，對其審視回饋想法，請核示)

平行單位：自稱本，職權大的對其稱大，其餘用貴，尾端用請查照，等平和語句

(e.x本單位，已經寄出相關的申請書，請大部於審核過後回覆相關結果，請查照)

接著，我們來看看基本格式

看紅色圈圈，基本上標題是4格空格，主旨、說明、辦法都是從左邊直接過來，標點符號也佔了一個格子。而每個段落底下的分項標題都要從主標題第二個字接下來，底下的內文都不能夠超過前面的標題段落。

在考試的時候可以先寫好考試格式，以方便到時候考試用。